Para que las organizaciones logren moverse en dirección a su estrategia, alcanzar su propósito, lograr sus metas y cubrir las expectativas de sus interesados, existen distintas herramientas de gestión de proyectos que facilitan su cumplimiento.

Específicamente, el uso de indicadores permite monitorear, comunicar y tomar acción a tiempo para el logro de tales objetivos. En variados tipos de organizaciones, gestionar proyectos, tareas y actividades e implantar sistemas de gestión eficaces resulta un aspecto muy difícil de lograr, pero cuando se logra, se acelera la toma de decisiones, la ejecución se sigue y comunica en forma clara y como consecuencia se garantiza el cumplimiento de los objetivos de los proyectos.

​En las organizaciones eficaces y eficientes, LA VISIÓN Y LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS son los que guían los esfuerzos y apoyan la distribución de recursos. La fijación de objetivos es uno de los primeros pasos que una organización debe completar. Los beneficios de establecer metas son muchos, pero lo más importante es asegurar que la organización y cada persona haga lo que tiene que hacer, utilizando sus recursos de la mejor manera posible, de acuerdo con la estrategia definida. Fijar objetivos no se trata solo de definir los indicadores, quizá lo más importante sean las conversaciones que se tengan durante la fijación para que la gente se comprometa con ellos y no sea una imposición.

Un KPI es un indicador seleccionado como clave para monitorear el rendimiento de un objetivo estratégico. Es una métrica que nos indica si vamos por buen camino y si estamos cumpliendo los objetivos que nos hayamos establecido. Es fundamental tener en cuenta que los KPI´s tienen que servir para entender que está ocurriendo y tomar acción. Estos indicadores en general se muestran en un “cuadro de mando”. El nombre “cuadro de mando” sugiere que hay alguien que controla y manda. En gestión de proyectos se usan indicadores para mostrar el progreso de:

- Programas o proyectos.

- Productos o entregables.

- Beneficios de negocio liberados

Una vez determinado qué es lo que importa medir, existen diferentes técnicas que nos permiten definir los indicadores de forma clara, de acuerdo con el contexto de la organización.

- Modelo S.M.A.R.T (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y en Tiempo, Just Time)

- Modelo MBO PROCESS, (Management by Objectives)

- Modelo OKR´s, (identificación de Objetivos y su Resultados)

En ocasiones, los que definen los KPI´s son los gerentes de proyecto y luego los comunican al resto de los involucrados. Pero si lo que queremos es que la gente se comprometa con esos indicadores, es cuando la definición de los KPI´s se hace en equipo: “la gente se compromete con lo que ayuda a construir”.